Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ab 2025: Alles, was Unternehmen über XRechnung, ZUGFeRD und andere wichtige Standards wissen müssen

Die Digitalisierung des Rechnungswesens schreitet voran, und ab dem 1. Januar 2025 wird es für Unternehmen in Deutschland verpflichtend, elektronische Rechnungen im B2B-Geschäft auszustellen und zu empfangen. Diese Umstellung betrifft alle Unternehmen und ist eine Antwort auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die eine Harmonisierung und Vereinfachung der Rechnungsstellung im europäischen Raum anstrebt. Dieser Beitrag beleuchtet die wichtigsten Standards und Begriffe, die Unternehmen kennen sollten, um rechtzeitig vorbereitet zu sein.

Was genau wird ab dem 1. Januar 2025 Pflicht?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format ausstellen und empfangen. Eine elektronische Rechnung gemäß dem neuen Gesetz ist ein Dokument, das für die maschinelle Verarbeitung optimiert ist und Daten in einem standardisierten XML-Format enthält. Das Ziel dieser Maßnahme ist, Prozesse zu automatisieren, Fehler zu minimieren und die Verwaltungskosten langfristig zu senken. Nicht akzeptiert werden unstrukturierte PDF-Dateien, da diese nicht den gesetzlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen.

Die wichtigsten Standards im Überblick

1. XRechnung – Der deutsche Standard für elektronische Rechnungen

XRechnung ist das Format, das in Deutschland primär für die elektronische Rechnungsstellung vorgeschrieben ist und die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU erfüllt. Es handelt sich um ein strukturiertes XML-Format, das speziell für den Datenaustausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde.

XRechnung stellt sicher, dass alle relevanten Informationen standardisiert vorliegen und maschinell weiterverarbeitet werden können. Ab 2025 wird XRechnung nicht nur für die Rechnungsstellung an die öffentliche Hand, sondern auch für private Unternehmen im B2B-Bereich immer wichtiger werden.

Vorteile von XRechnung:

• Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen.
• Optimiert für die maschinelle Verarbeitung.
• Hohe Datenintegrität und Reduktion von Übertragungsfehlern.

2. ZUGFeRD – Ein flexibler Standard mit visueller Komponente

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein hybrides Format. ZUGFeRD kombiniert ein maschinenlesbares XML-Datenformat mit einer menschenlesbaren PDF/A-Datei. Dadurch ist ZUGFeRD sowohl visuell verständlich als auch maschinell auswertbar, was es zu einer idealen Wahl für Unternehmen macht, die eine einfachere Lesbarkeit schätzen.

Ab der Version 2.1 ist ZUGFeRD vollständig EU-konform und somit auch im Rahmen des neuen Gesetzes eine akzeptierte Option für die elektronische Rechnungsstellung.

Vorteile von ZUGFeRD:

• Kombination aus PDF und XML, das sich leicht archivieren lässt.
• Ideal für Unternehmen, die ein leicht lesbares Format bevorzugen.
• Erfüllt ab Version 2.1 die Anforderungen der EU-Richtlinie.

3. Peppol – Das europäische Netzwerk für die Rechnungsstellung

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein Netzwerk für den Austausch von E-Rechnungen und anderen geschäftlichen Dokumenten. In vielen europäischen Ländern wird Peppol verwendet, um den sicheren und standardisierten Austausch von E-Rechnungen zu gewährleisten.

In Deutschland ist Peppol eng mit XRechnung verknüpft, da es häufig als Übertragungsweg für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet wird. Peppol ist besonders nützlich für Unternehmen, die grenzüberschreitend arbeiten und internationale Standards einhalten müssen.

Vorteile von Peppol:

• Europäische Akzeptanz und einfache Übertragbarkeit.
• Sicheres Netzwerk für den Austausch von Rechnungen.
• Kompatibel mit XRechnung.

4. UBL – Ein international verbreiteter Standard

UBL (Universal Business Language) ist ein XML-basiertes Format, das international für den Austausch von elektronischen Dokumenten, einschließlich Rechnungen, genutzt wird. Es ist weit verbreitet, jedoch in Deutschland weniger gängig, da hier XRechnung und ZUGFeRD bevorzugt werden. Dennoch kann UBL für deutsche Unternehmen relevant sein, die mit internationalen Partnern arbeiten.

Vorteile von UBL:

• Weltweit akzeptiertes Format für den elektronischen Datenaustausch.
• Flexibel und vielseitig einsetzbar.
• Gute Integration in internationale Geschäftsumgebungen.

Rechtliche Grundlagen und Ausnahmen

Die gesetzliche Grundlage für die E-Rechnungs-Pflicht ab 2025 ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber zur Annahme elektronischer Rechnungen und stellt sicher, dass alle Rechnungen den gleichen Standard einhalten.

Ausnahmen von der Pflicht:

• Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro sind von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ausgenommen. Diese Ausnahme betrifft vor allem Unternehmen, die viele kleinere Transaktionen abwickeln.
• Steuerfreie Umsätze: Rechnungen für steuerfreie Leistungen, wie sie im Umsatzsteuergesetz (§ 4 Nr. 8 bis 29) definiert sind, sind ebenfalls von der E-Rechnungs-Pflicht befreit.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung erfordert in vielen Unternehmen Anpassungen in den Buchhaltungs- und ERP-Systemen. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Unternehmen schon jetzt einleiten können:

1. Systeme überprüfen und vorbereiten: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme die Formate XRechnung und/oder ZUGFeRD unterstützen. Überprüfen Sie, ob eventuell Updates oder zusätzliche Module nötig sind.
2. Passende Softwarelösungen wählen: Es gibt eine Vielzahl an Softwarelösungen, die Unternehmen bei der elektronischen Rechnungsstellung unterstützen. Wählen Sie eine Lösung, die sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD unterstützt und zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt.
3. Mitarbeiter schulen: Eine erfolgreiche Umstellung erfordert, dass Ihre Mitarbeiter die neuen Abläufe verstehen. Schulen Sie Ihre Teams in den neuen Anforderungen und Standards und machen Sie sie mit den E-Rechnungsprozessen vertraut.
4. Geschäftspartner informieren: Ab 2025 wird es verpflichtend sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Informieren Sie Ihre Lieferanten und Kunden über die Umstellung und klären Sie, welche Übertragungswege genutzt werden sollen, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.
5. Pilotprojekte starten: Testen Sie die neuen Prozesse, indem Sie zunächst einen Teil der Rechnungen elektronisch abwickeln. So können Sie potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und beheben.

Fazit: Die E-Rechnungspflicht als Chance für Unternehmen

Die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ab 2025 mag auf den ersten Blick wie eine zusätzliche Herausforderung wirken. Doch langfristig bietet die Umstellung zahlreiche Vorteile: Weniger Verwaltungsaufwand, schnellere Prozesse und höhere Datensicherheit sind nur einige der Vorzüge. Unternehmen, die frühzeitig in die Umstellung investieren, können ihre Effizienz steigern und sich einen Wettbewerbsvorteil sichern.

Mit den Formaten XRechnung und ZUGFeRD sowie der Peppol-Infrastruktur haben Unternehmen verschiedene Möglichkeiten, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse voranzutreiben.

*Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar!

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